Zmiana wpisu w RPWDL – obowiązki podmiotu leczniczego po rejestracji

Zmiana wpisu w RPWDL to obowiązek każdego podmiotu wykonującego działalność leczniczą, który w terminie 14 dni od dnia powstania zmiany musi zgłosić organowi prowadzącemu rejestr wszelkie zmiany danych objętych wpisem (art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej).

Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) jest jawny, prowadzony w systemie teleinformatycznym, a organ rejestrowy udostępnia zawarte w nim dane Narodowemu Funduszowi Zdrowia oraz systemowi informacji w ochronie zdrowia (art. 106 ust. 1a, 2, 5 i 6 ustawy). Wpis pozostaje więc przez cały okres działalności placówki źródłem danych, na których pracują płatnik, inne rejestry publiczne i pacjenci sprawdzający placówkę przed wizytą. Pierwszemu wpisowi poświęcony jest osobny tekst o rejestracji podmiotu leczniczego, a ten dotyczy obowiązków, które powstają po jego uzyskaniu.

Organ prowadzący rejestr i księga rejestrowa

Organ rejestrowy zależy od formy działalności. Dla podmiotów leczniczych jest nim wojewoda właściwy dla siedziby albo miejsca zamieszkania podmiotu, dla praktyk zawodowych lekarzy okręgowa rada lekarska, dla praktyk pielęgniarek okręgowa rada pielęgniarek i położnych, a dla praktyk fizjoterapeutów i diagnostów laboratoryjnych odpowiednio Krajowa Rada Fizjoterapeutów i Krajowa Rada Diagnostów Laboratoryjnych (art. 106 ust. 1 ustawy). Ten sam organ dokonuje zmian wpisu, nakłada kary za ich niezgłoszenie i prowadzi kontrolę.

Dane podmiotu gromadzi księga rejestrowa oznaczona dwunastocyfrowym numerem. W przypadku podmiotu leczniczego dział I obejmuje dane samego podmiotu, dział II jednostki organizacyjne zakładu leczniczego, a dział III jego komórki organizacyjne, każdą z adresem, kodem resortowym i zakresem udzielanych świadczeń (§ 4-7 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 marca 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach dokonywania wpisów, zmian w rejestrze oraz wykreśleń z tego rejestru). Kody resortowe, które identyfikują jednostki i komórki zgodnie z zakresem świadczeń, nadaje organ prowadzący rejestr (art. 105 ust. 4a ustawy).

Jakie zmiany podlegają zgłoszeniu

Ustawa nakazuje zgłaszać wszelkie zmiany danych objętych rejestrem, a katalog tych danych wyznacza art. 106 ust. 3: oznaczenie podmiotu (firma albo nazwa, adres, NIP), dane podmiotu tworzącego, adresy miejsc udzielania świadczeń, forma organizacyjno-prawna, rodzaj działalności i zakres świadczeń, struktura organizacyjna zakładu leczniczego z wykazem jednostek i komórek, a przy likwidacji także miejsce przechowywania dokumentacji medycznej. Rozporządzenie rozpisuje te kategorie na rubryki, w tym numer telefonu, adres poczty elektronicznej, stronę internetową oraz liczbę łóżek w komórkach organizacyjnych, przez co obowiązek z art. 107 obejmuje również dane kontaktowe.

W praktyce zgłoszenia wymaga przeniesienie gabinetu pod nowy adres, uruchomienie nowej poradni albo pracowni jako komórki organizacyjnej, poszerzenie zakresu świadczeń o nową dziedzinę medycyny, zamknięcie komórki, zmiana firmy po przekształceniu spółki oraz zmiana liczby łóżek. Sam regulamin organizacyjny nie jest wpisywany do rejestru, ale zmiana struktury, którą ten regulamin wprowadza, przekłada się na dział II i III księgi, dlatego aktualizację regulaminu organizacyjnego warto prowadzić równolegle ze zmianą wpisu.

Części zmian organ dokonuje sam. Zmiany danych wynikające z okoliczności niezależnych od podmiotu wprowadza się z urzędu (art. 107 ust. 1a ustawy), z urzędu prostuje się także oczywiste błędy i niezgodności ze stanem faktycznym (art. 106a), a informacje o przeprowadzonych kontrolach i o czasowym zaprzestaniu działalności organ wpisuje bez wniosku (§ 11 ust. 2 rozporządzenia).

Osobną ostrożność zachowuje się przy rozszerzaniu działalności. Skoro art. 103 ustawy wiąże rozpoczęcie działalności leczniczej z uzyskaniem wpisu, a wpis określa rodzaj działalności i zakres świadczeń, bezpieczniej jest uruchomić nową komórkę dopiero po zmianie wpisu, a nie zgłaszać ją w 14-dniowym terminie po fakcie.

Wniosek o zmianę wpisu i opłata

Wniosek o zmianę wpisu składa się w postaci elektronicznej przez system RPWDL, z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Organ sprawdza kompletność wniosku, a do chwili dokonania wpisu wnioskodawca może złożyć korektę (§ 16 ust. 2 i 3).

Zmiana wpisu podlega opłacie w wysokości 50% opłaty za wpis (art. 105 ust. 2 ustawy). Opłata za wpis wynosi 10% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za ubiegły rok w przypadku podmiotu leczniczego i 2% tej kwoty w przypadku praktyki zawodowej, przy czym podstawę ogłasza co roku Prezes GUS, więc aktualną kwotę ustala się na dzień złożenia wniosku (art. 105 ust. 1). Wniosek, który dotyczy wyłącznie przedstawienia dokumentu ubezpieczenia OC, jest wolny od opłat (art. 105 ust. 2a).

Odmowa zmiany wpisu następuje w drodze decyzji administracyjnej, a w przypadku praktyk zawodowych w drodze uchwały właściwej rady samorządu zawodowego, do której stosuje się przepisy o decyzjach (art. 110 ust. 1-3b ustawy). Organem wyższego stopnia jest minister właściwy do spraw zdrowia (art. 110 ust. 4).

Kara za niezgłoszenie zmiany w terminie

Za niezgłoszenie zmiany w terminie 14 dni organ prowadzący rejestr może nałożyć karę pieniężną w wysokości do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, w drodze decyzji, której nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności (art. 107 ust. 2 ustawy). Przy ustalaniu wysokości kary organ uwzględnia rodzaj i wagę naruszenia, karę uiszcza się w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, a na decyzję przysługuje skarga do sądu administracyjnego (art. 107 ust. 7, 8 i 11).

Termin biegnie od dnia powstania zmiany, niezależnie od tego, kiedy placówka zorientuje się, że rejestr jest nieaktualny. Ryzyko materializuje się najczęściej tam, gdzie decyzja operacyjna zapada poza osobą odpowiedzialną za rejestr: zarząd otwiera nowy punkt, dział medyczny dodaje specjalność, a wniosek o zmianę wpisu nie powstaje wcale albo powstaje dopiero przy kontroli.

Wykreślenie z RPWDL

Wpis podlega wykreśleniu w ośmiu sytuacjach wymienionych w art. 108 ust. 2 ustawy: złożenia niezgodnego ze stanem faktycznym oświadczenia o spełnianiu warunków, prawomocnego orzeczenia zakazującego wykonywania działalności, rażącego naruszenia warunków jej wykonywania, niezastosowania się do zaleceń pokontrolnych, wniosku samego podmiotu, niepodjęcia działalności w wyznaczonym przez organ terminie nie dłuższym niż 3 miesiące, utraty prawa wykonywania zawodu przez osobę prowadzącą indywidualną praktykę oraz wykreślenia podmiotu z CEIDG albo KRS. Poza wnioskiem podmiotu wykreślenie następuje z urzędu (art. 108 ust. 2a).

Najdalej idące skutki mają trzy podstawy: nieprawdziwe oświadczenie, rażące naruszenie warunków i niewykonanie zaleceń pokontrolnych. Wykreślenie poprzedza wtedy decyzja o zakazie wykonywania działalności z rygorem natychmiastowej wykonalności, a ponowny wpis jest możliwy najwcześniej po 3 latach (art. 108 ust. 3 i 4). Ten sam trzyletni zakaz dotyczy podmiotu, który wykonywał działalność leczniczą bez wpisu, chyba że rozpoczął ją po bezczynności organu w trybie art. 104 ust. 2 (art. 108 ust. 5). Podmiot prowadzący więcej niż jeden zakład leczniczy może zostać pozbawiony wpisu tylko w zakresie zakładu, którego naruszenie dotyczy (art. 109).

Przy dobrowolnym zakończeniu działalności do rejestru wpisuje się miejsce przechowywania dokumentacji medycznej, ze wskazaniem podmiotu przechowującego, jego adresu i numeru telefonu, co wymaga zorganizowania przechowania dokumentacji przed złożeniem wniosku o wykreślenie.

Kontrola organu rejestrowego

Organ prowadzący rejestr kontroluje zgodność wykonywanej działalności z przepisami określającymi warunki jej wykonywania. Kontrolujący mogą żądać dokumentów i wyjaśnień, wejść do pomieszczeń, a w zakresie oceny jakości świadczeń i wglądu do dokumentacji medycznej czynności te wykonuje osoba wykonująca zawód medyczny (art. 111 ust. 1-4 ustawy). Kierownik podmiotu może w terminie 7 dni od otrzymania protokołu wnieść zastrzeżenia, po czym organ wykreśla podmiot albo wydaje zalecenia pokontrolne z terminem ich wykonania (art. 112 ust. 6 i 7).

Daty i wyniki kontroli trafiają do jawnej księgi rejestrowej (art. 106 ust. 3 pkt 12 ustawy), co sprawia, że historia kontroli placówki jest dostępna dla każdego, kto sprawdza ją w rejestrze, w tym dla płatnika, kontrahenta i inwestora.

Księga rejestrowa w due diligence i przy zakupie placówki

Księga rejestrowa jest pierwszym dokumentem, od którego zaczyna się badanie prawne podmiotu leczniczego. Porównanie działów I-III z faktycznie prowadzoną działalnością, z regulaminem organizacyjnym i z miejscami udzielania świadczeń wskazanymi w umowie z NFZ pokazuje, czy placówka udziela świadczeń w zakresie objętym wpisem, a historia zmian i wpisy o kontrolach ujawniają, jak podmiot wykonywał obowiązki rejestrowe w przeszłości. Rozbieżności wykryte na tym etapie przekładają się na konkretne ustalenia transakcyjne, w tym zapewnienia sprzedającego i warunki zamknięcia, omówione w tekście o zakupie placówki medycznej.

Przegląd zgodności wpisu ze stanem faktycznym jest stałym elementem due diligence podmiotu leczniczego, obok weryfikacji ubezpieczenia OC, dokumentacji medycznej, RODO i obowiązków wynikających z Lex Kamilek.

W razie pytań dotyczących zmiany wpisu w RPWDL zapraszam do kontaktu.

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane zagadnienia

• Rejestracja podmiotu leczniczego
• Ustawa o działalności leczniczej
• Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego
• Due diligence podmiotu leczniczego

Stan prawny na dzień 19 października 2026 r. (ustawa o działalności leczniczej, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 156 ze zm.). Opracowanie: adw. dr Wojciech Rożdżeński, adwokat i doktor nauk prawnych, partner w kancelarii MBSK, specjalizacja prawo medyczne i farmaceutyczne.